物流信息6條原理

　　（一）可得性
物流信息系統必須就有容易而又始終如一的可得性(availability)。所需信息的例子中包括訂貨和存貨狀況。但企業有可能獲得有關物流活動的重要數據時，這烈屬就往往是以書面為基礎的，或者很難從計算機系統重新得到。
　　　　 迅速的可得性對于對消費者作出反應以及改進管理決策是很有必要的。應該為顧客頻繁的需要存取存貨和訂貨狀態方面的信息，所以這一點是至關重要的。可得性的另一方面是存取所需的信息，例如訂貨信息的能力，無論如何是管理上的、消費者的、還是產品訂貨位置方面的。物流作業分散化的性質，都要求對信息具有存取能力，并且能從國內甚至世界范圍內的任何地方得到更新。這樣，信息的可得性就能減少作業上和制定計劃的不確定性。

　　（二）精確性
物流信息必須精確的反映當前狀況和定期活動，以衡量顧客訂貨和存貨水平。精確性(accuracy)可以解釋為物流信息系統的報告于是物技術或實際狀況相比所達到的程度。例如，平穩的物流作業要求實際的存貨與物流信息系統報告的存貨相吻合的精確性最好在99%以上。但實際存貨　和信息系統之間存在較低的一致性時，就有必要采取緩沖存貨或安全的方式來適應這種不確定性。正如信息可得性那樣，增加信息的精確性，并減少了存貨需要量。

　　（三）及時性
物流信息必須及時的提供快速的管理反饋。及時性(timeliness)系指一種活動發生時與該活動在信息系統內可見時之間的耽擱。例如，在某些情況下，系統要花費幾個小時或幾天才能將一個新訂貨看作為實際需求，因為該訂貨并不始終會直接進入現行的需求量數據庫。結果，在認識實際需求量時就出現了耽擱，這種耽擱會使計劃制定的有效性減少，而使存貨量增加。
　　　　 另一個有關及時性的例子涉及到當產品從 "在制品"進入"制成品"狀態時存貨量的更新。盡管實際存在著連續的產品流，但是，信息系統的存貨狀況也許是按每小時、按每工班，或按每天進行更新的。顯然，實時更新或立即更新更具及時性，但是它們也會導致增加記賬工作量。編制條形碼、掃描和edi有助于及時而有效地記錄。
　　　　 信息系統及時性指系統狀態(諸如存貨水平)以及管理控制(諸如每天或每周的功能記錄)。及時的管理控制是在還有時間采取正確的行動或使損失減少到最低程度的時候提供信息的。概括地說，及時的信息減少了不確定并識別了種種問題，于是，減少了存貨需要量，增加了決策的精確性。

　　 （四）以異常情況為基礎的物流信息系統
物流信息系統必須以異常情況為基礎(exception-based)，突出問題和機會。物流作業通常與大量的顧客、產品、供應商和服務公司競爭。例如，必須定期檢查每一個產品--選址組合的存貨狀況，以便于制定補充訂貨計劃。另一個重復性活動是對于非常突出的補充訂貨狀況的檢查。在這兩種情況中，典型的檢查需要大量的產品或補充訂貨。通常，這種檢查過程需要問兩個問題。第一個問題涉及到是否應該對產品或補充訂貨采取任何行動。如果第一問題的答案是肯定的，那么，第二個問題就涉及到應該采取哪一種行動。許多物流信息系統要求手工完成檢查，盡管這列檢查正越來越趨向自動化。仍然使用手工處理的依據是有許多決策在結構上是松散，并且是需要經過用戶的參與作出判斷的。具有目前工藝水平的物流信息系統結合了決策規則去識別這些要求管理部門註意并作出決策的 "異常"情況。于是，計劃人員或經理人員就能夠把他們的精力集中在最需要引起註意的情況或者能提供的最佳機會來改善服務或降低成本的情況。表6-1說明了以異常情況為基礎的存貨管理報告。該樣本報告詳細地推薦了多　個品目，建議有實際能力的存貨管理部門采取補充訂貨、發貨和重訂計劃的行動。對未來行動方式。這類異常情況報告可以計劃人員利用其時間來提煉建議，而不是浪費時間去識別那些需要作出決策的產品。

　　　另一個例子是：物流信息系統應該突出異常情況中，應包括很大的訂貨、小批量或無存獲的產品、延遲的裝船或降低的作業生產率。概括得說，具有目前工藝水平的五六信息系統應該就有強烈的異常性導向，應該利用系統去識別需要管理部門引起註意的決策。
　　 （五）靈活性
物流信息系統必須具有靈活性(flexibility),以滿足系統用戶和顧客兩個方面的需求。信息系統必須有能力提供能迎合特定過客需要的數據。例如，有些過客也許想要把訂貨發貨票跨越地理或部門界限進行滙總。特別是，零售商a也許想要每一個店的單獨的發票，而零售商b卻可能需要所有的商店滙總的總發票。一個靈活的物流信息系統必須有能力適應這兩 類要求。從內部倆間，信息系統要有更新能力，在滿足未來企業需要　的同時不削弱在金融投資以及規劃時間上的能力。

　　（六）適當形式化
　　　　 物流報告和顯示屏應該就有適當的形式(appropriateformat)，這意味著他們用正確的結構和順序包含正確的信息。例如，物流信息系統往往包含有一個配送中心存貨狀態顯示屏，每個顯示屏列出一個產品和配送中心。這種形勢要求一個顧客服務代表在試圖給存貨定位時，檢查每一個配送中心的存貨狀況。換句話說，如果有5個配送中心，就需要檢查和比較這5個計算機顯示屏。適當的形式會提供單獨一個顯示屏，包含所有這五個配送中心的存貨狀況。這種組合顯示平時的一個顧客代表更加容易的識別產品最佳來源。
　　　　 有一個適當形式的例子時，顯示屏或報告含有并有效地向決策者提供所有相關的信息。圖6-3所時的就是這種未存或計劃人員攝制的顯示屏。顯示屏將過去信息和未來信息結合起來，信息中包含現有庫存、最低庫存、需求預測、以及在一個配送中心單獨一個品目的計劃入庫數。這種結合了存貨流量和存貨水平的圖形界面顯示，當計劃的現有庫存有可能下跌到最低庫存水平時，有助于計劃人員把註意力集中在按每周制定存貨計劃和訂貨計劃上。例如，一個計劃人員通過檢查圖6-3中的顯示屏, 就能輕易地看到當前的(0周)現有庫存恰好處在最低水平，如果不采取行動的話，在第7周期間將會沒有庫存。